Innanzi tutto bisogna spiegare cos’è la conservazione sostitutiva è che è utile a preservare e rendere valido un documento sia nel tempo che in termini di legge.Il sistema legislativo italiano permette di de-materializzare i documenti cartacei seguendo tutto ciò che viene descritto nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) in cui sono precisate non solo le metodologie per non produrre documenti cartacei o distruggere quelli esistenti ma rendere tutti validi in ogni situazione.
Le metodologie interconnesse per la conservazione elettronica documentale hanno come fine ultimo quello di fornire tutti i dettagli giuridici per evitare di produrre altra carta, quindi ricalcando il tema dell’eco-sostenibilità, e di eliminare quella presente nei vecchi archivi cartacei senza perdere le informazioni contenute nei relativi documenti. Ad esempio possono essere fatte fatture elettroniche o anche tenere diari contabili in modo informatico ma, come tutti sanno, anche cartelle cliniche e ricette mediche o bollette per le utenze domestiche. In conclusione la conservazione sostitutiva rende possibile la digitalizzazione di prodotti redatti e nati in formato cartaceo ma anche di redigere direttamente documenti digitali che abbiano valenza legale al cento per cento. Ciò è ovviamente possibile grazie all’innovazione tecnologica e all’accettazione e redazione della filma digitale o di quella grafometrica. Quindi serve ad utilizzare i documenti in modo da renderli validi per tutti e comunque preservarli da riproduzioni di terzi.
COSA VIENE UTILIZZATO PER RENDERE I documenti FISCALI DIGITALI VALIDI
Tutto ciò che rende un pacchetto di documenti valido ai fini probatori senza l’utilizzo di firme in calce o marche da bolle e timbri di autenticità può essere risolto in tre metodi differenti ormai entrati in grande utilizzo. Infatti può essere utilizzata la firma digitale, il riferimento temporale relativo alla data di redazione e di digitalizzazione del documento stesso e la marcatura temporale.
· L’utilizzo della firma digitale: grazie a questa tecnica avanzata di crittografia è possibile unire un codice binario ad un documento digitale. La firma digitale è utile per garantire validità legale ai documenti importanti come contratti di vendita o locazione di immobili, oppure libri contabili e fatture. Ovviamente conferisce la paternità al documento e ne vincola qualsiasi modifica successiva alla firma.
· Il riferimento temporale: questo è utile a datare in modo certo il documento con data e ora. Questa capacità spesso viene utilizzata per imprenditori e inventori che hanno un’idea e intendono vincolarla a loro ed assicurarsi la paternità dell’idea ancor prima di brevettarla al fine di non rischiare furti di idee.
· La marcatura temporale: per rendere opponibile a terzi il riferimento temporale si cerca di far erogare questa marcatura contenete data e ora da un ente proposto che rilascia il certificato Time-Stamping Authority che appone una garanzia anche sull’identità della firma digitale.
Ci sono molti buoni motivi per utilizzare la conservazione sostitutiva ma tra i primi vi è sicuramente il risparmio economico. Infatti per gestire i documenti cartacei di un’azienda. Inoltre vi è l’aspetto dello spazio dato che un grande archivio necessita di tempo, soldi e spazio. In conclusione con questo metodo si possono raggiungere notevoli vantaggi come la facilità di acquisire informazioni o avere risposte rapide dai fornitori. Inoltre è possibile banalmente recuperare spazio prima riservato alla documentazione cartacee e abbattere i costi di produzione e invio di informazione non in formato digitale, ma anche organizzazione efficienza, competitività e l’associazione di un’azienda alla modernità e alle sue tecnologie.